Arbeitszeiterfassung 2026: Was Unternehmen beachten müssen

• Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit als Grundlage der Erfassung
• Die über die werktägliche Arbeitszeit hinausgehenden Stunden nach dem Arbeitszeitgesetz
• Bei Minijobs und in den Branchen des Schwarzarbeitsbekämpfungsgesetzes die Aufzeichnung binnen sieben Tagen nach dem Mindestlohngesetz
• Ruhepausen von mindestens 30 Minuten ab sechs und 45 Minuten ab neun Stunden Arbeitszeit
• Die Einhaltung der ununterbrochenen Ruhezeit von elf Stunden zwischen zwei Schichten

Für die Aufbewahrung gelten mindestens zwei Jahre. In der Praxis lohnt eine längere Frist, weil Nachforderungen aus Betriebsprüfungen und Streitigkeiten über Mehrarbeit oft erst später auftauchen. Die Höchstarbeitszeit bleibt bei acht Stunden werktäglich und darf auf zehn Stunden verlängert werden, sofern der Durchschnitt innerhalb des Ausgleichszeitraums wieder bei acht Stunden liegt.

Ausnahmen gibt es nur wenige. Leitende Angestellte im Sinne des Arbeitszeitgesetzes fallen aus dessen Anwendungsbereich heraus, ebenso einzelne Tätigkeiten im öffentlichen Dienst und in kirchlichen Einrichtungen. Die Abgrenzung ist eng zu verstehen und trifft in mittelständischen Betrieben häufig auf niemanden, obwohl der Titel es nahelegt. Wer sich darauf beruft, sollte die Voraussetzungen sorgfältig prüfen, weil eine falsche Einordnung im Streitfall auf den Betrieb zurückfällt und die fehlenden Aufzeichnungen dann nicht mehr nachzuholen sind.

Papier, Tabelle oder System

Kleine Betriebe kommen mit Stundenzetteln zunächst zurecht. Sobald mehrere Standorte, Schichten oder mobile Tätigkeiten hinzukommen, wächst der Abgleichaufwand schnell über den Nutzen hinaus. Eine Zeiterfassung Software nimmt die Berechnung ab, prüft Höchstarbeitszeiten und Ruhezeiten automatisch und liefert Auswertungen, die sich direkt für Lohnabrechnung und Projektkalkulation verwenden lassen. Für Betriebe mit Außendiensten zählt außerdem die Erfassung per Terminal, Browser oder mobilem Gerät.

Unabhängig vom Weg gilt eine einfache Anforderung. Das System muss objektiv sein, es muss verlässlich funktionieren, und die Beschäftigten müssen auf ihre eigenen Daten zugreifen können. Eine Tabelle, die allein der Vorgesetzte pflegt und nachträglich ändert, erfüllt diese Vorgaben nicht. Freigabeschritte und eine nachvollziehbare Änderungshistorie schaffen hier Klarheit.

Für die Einführung hat sich ein schrittweises Vorgehen bewährt. Zuerst wird festgelegt, welche Zeiten überhaupt als Arbeitszeit gelten, etwa Rüstzeiten, Umkleidezeiten oder Fahrten zwischen zwei Einsatzorten. Danach folgt ein Testlauf in einer Abteilung, und erst zum Schluss wird der gesamte Betrieb umgestellt. Diese Reihenfolge deckt Sonderfälle auf, bevor sie zu Korrekturen in der Lohnabrechnung führen, und sie nimmt der Belegschaft die Sorge, dass es um Kontrolle statt um Nachweispflichten geht.

Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich

Ein verbreitetes Missverständnis betrifft flexible Modelle. Vertrauensarbeitszeit und Gleitzeit sind weiterhin zulässig, solange die geleisteten Stunden dokumentiert werden. Die Aufzeichnung darf an die Beschäftigten übertragen werden, die Verantwortung für ein funktionierendes System bleibt jedoch beim Betrieb. Sinnvoll ist es, die Details schriftlich zu regeln. Welche Vereinbarungen sich dafür eignen, zeigt die Übersicht zu zusätzlichen Klauseln im Arbeitsvertrag.

Auch die Grundlagen gehören sauber dokumentiert. Wöchentliche Arbeitszeit, Verteilung auf die Wochentage, Umgang mit Mehrarbeit und die Frage, ob Überstunden ausgezahlt oder in Freizeit ausgeglichen werden, sind Bestandteil des Arbeitsverhältnisses. Ein Blick in einen rechtssicheren Arbeitsvertrag hilft dabei, diese Punkte vollständig abzubilden, bevor die Erfassung eingeführt wird.

Mitbestimmung und Datenschutz

Wo ein Betriebsrat besteht, ist er zu beteiligen. Bei technischen Einrichtungen, die zur Überwachung von Verhalten oder Leistung geeignet sind, greift das Mitbestimmungsrecht nach dem Betriebsverfassungsgesetz. Ein eigenes Initiativrecht zur Einführung eines Erfassungssystems hat der Betriebsrat nach der Rechtsprechung allerdings nicht, weil die Pflicht ohnehin besteht. Über das Wie lässt sich dagegen verhandeln, etwa über Auswertungen, Berechtigungen und Aufbewahrung.

Datenschutzrechtlich handelt es sich um personenbezogene Daten. Zulässig ist die Verarbeitung, soweit sie zur Erfüllung der gesetzlichen Pflicht und zur Durchführung des Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist. Standortdaten, biometrische Merkmale und lückenlose Bewegungsprofile gehen darüber hinaus und brauchen eine eigene Begründung. Ein Löschkonzept mit klaren Fristen gehört von Beginn an dazu.

Fragen aus der Praxis

Viele Detailfragen tauchen erst bei der Umsetzung auf. Zählt der Weg zur ersten Baustelle als Arbeitszeit, wie werden Dienstreisen behandelt, und was gilt für leitende Angestellte. Antworten auf die häufigsten dieser Punkte hat das Bundesministerium für Arbeit und Soziales in seinen Fragen und Antworten zur Arbeitszeiterfassung zusammengestellt. Die Sammlung eignet sich gut als Grundlage für eine interne Regelung, weil sie den Stand der Rechtslage kompakt wiedergibt.

Typische Fehler bei der Einführung

• Minijobs werden vergessen, obwohl gerade dort die strengsten Fristen gelten
• Pausen werden pauschal abgezogen statt tatsächlich erfasst
• Nachträgliche Änderungen sind ohne Protokoll möglich
• Beschäftigte haben keinen Zugriff auf ihre eigenen Aufzeichnungen
• Ruhezeiten werden nicht geprüft, Verstöße fallen erst bei einer Kontrolle auf
• Die Aufbewahrung endet zu früh, Nachweise fehlen bei einer Prüfung

Fazit

Die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung besteht bereits, unabhängig davon, wann eine Novelle des Arbeitszeitgesetzes kommt. Betriebe fahren gut damit, das Thema jetzt sauber aufzusetzen, statt auf endgültige Vorgaben zu warten. Entscheidend sind ein objektives und zugängliches System, klare Regeln im Arbeitsvertrag und ein Umgang mit den Daten, der Mitbestimmung und Datenschutz von Anfang an berücksichtigt.