Um im bürotäglichen Geschehen noch besser
bestehen zu können, bietet Microsoft mit seiner
Outlook-Anwendung ein effektives Organisationstool.
Viele kennen es ausschließlich als Programm,
mit welchem sich E-Mails empfangen und versenden
lassen. Tatsächlich hat Microsoft Outlook viele
weitere Anwendungsoptionen zu bieten. Besonderes
Augenmerk dabei gilt den vielseitigen Kalenderfunktionen.
Ein effizientes E-Mail-Management gelingt mit den
richtigen Tipps. Dieser Artikel präsentiert
sie auf dem Silbertablett.
Wiederkehrende
Termine als Serieneintrag anlegen
Ob
der tägliche Jour Fixe mit dem Chef oder das
wöchentliche Abteilungsmeeting: Im Eifer des
Schreibtischgefechts können Termine das Zentrum
der Aufmerksamkeit schnell wieder verlassen. Mit
wenigen zusätzlichen Klicks lässt sich
beim Termineintrag im Outlook-Kalender von MS
Office für Mitarbeiter eine Terminserie
einrichten. Hierbei wird angegeben, ob der Termin
täglich, wöchentlich, monatlich, jährlich
oder lediglich an Werktagen wiederkehrend eingetragen
werden soll.
Terminserien
für Einträge von Geburtstagen und Jubiläen
Eine solche Serie lässt sich vor allem von
Personalverantwortlichen
hervorragend nutzen, um zum jeweiligen Termin an
den Geburtstag oder das Dienstjubiläum eines
Mitarbeiters erinnert zu werden. Eventuelle Fettnäpfchen
bei der morgendlichen Begrüßung des betreffenden
Mitarbeiters im Büro werden auf diese Weise
elegant umschifft. Zudem zeigt man durch solche
kleinen Gesten eine entsprechende Wertschätzung
gegenüber der Mitarbeiter.
Kalendereinträge
farbig markieren
Um einen besseren Überblick zu den bevorstehenden
Terminen des Tages zu erhalten, ist es ratsam, wiederkehrende
Kalendereinträge einzufärben. Outlook
stellt hierfür eine große Farbpalette
zur Verfügung.
Einblendung
freigegebener Kalender der Kollegen
Insbesondere im Assistenzbereich werden Termine
für mehrere Vorgesetzte oft von einer einzigen
Person verwaltet. Umständliches Organisieren
vermeidet man, indem man sich von der betreffenden
Person den Outlook-Kalender mittels spezieller Berechtigung
freigeben lässt.
Die freigebende Person kann entscheiden, ob:
Wichtige
Dokumente spezifischen Kalendereinträgen beifügen
Wer den Kalender des Chefs verwaltet, weiß
wie wichtig es dem Boss ist, auf terminrelevante
Dokumente zügig und problemlos zurückgreifen
zu können. Bei diesen Dokumenten kann es sich
beispielsweise um eine vom Kunden empfangene E-Mail,
ein Excel-Worksheet, PDF-Handout oder andere digitale
Unterlagen wie Powerpoint-Präsentationen handeln.
Per Rechtsklick auf das Dokument und Einfügebefehl
direkt im Termin, werden Kalendereintrag und Dokument
miteinander verknüpft. So kann der Vorgesetzte
sich kurz vor dem Termin zielgerichtet und ohne
Zeitverlust auf Kundengespräche
vorbereiten.
Eingehende
und ausgehende E-Mails effektiv verwalten
Bei einem E-Mail-Postfach, das chronisch überfüllt
ist, sollte striktes Selektieren zur täglichen
Büroroutine gehören. Eine gut durchdachte
Ordnerstruktur sortiert das große Ganze und
verwahrt wichtige E-Mails unter Berücksichtigung
gesetzlicher Aufbewahrungsfristen. Gibt es im Unternehmen
ein Dokumentenmanagementsystem (DMS), sollte jede
empfangene und gesendete E-Mail darin sofort archiviert
werden. Durch eine entsprechende Verschlagwortung
ist sie im DMS anschließend auch von Kollegen
jederzeit einsehbar.
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Bild 1: Pxhere
